「電子帳簿保存法」は、社会経済のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性向上、記帳水準の向上等に資するため定められた法律です。
税法上保存等が必要な国税関係書類や電子取引などを、紙ではなく電子データで保存することに関する制度です。
2024年1月1日以降は取引データの保管法や取り扱いが大きく変わります。必要な対応について簡単におさらいしましょう。
重要な3つの区分
まず、電子帳簿等保存の対象帳簿・対象書類は3つに区分されます。
| ➀電子帳簿保存 | 希望者のみ （対応任意） | 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、 貸借対照表、損益計算書、棚卸表、 領収書、請求書、発注書など |
| ➁スキャナ保存 | 希望者のみ （対応任意） | 領収書、請求書、発注書など |
| ③電子取引データ保存 | 対応が必要 （対応義務化） | 電子決済、メールデータ、 EDI取引（発注書、納品書、請求書などを 電子化しデータでやり取りする取引）など |
2024年1月から対応が必要となるのは③電子取引データ保存です。
注意すべき3つのリスク
ちなみに、電子帳簿保存法に則った電子データ保存ができていない場合のリスクとして、次の3つがあります。
- 青色申告の承認が取り消される可能性があります。 ※
- 推計課税や追徴課税を課される可能性があります。
- 会社法による過料を科される可能性があります。
※国税庁資料において、直ちに取り消される訳ではないとの記載があります。
対応が必要な電子取引データと保存要件
ここからは、対応が必要となる電子取引データ保存についてみていきましょう。
まず、電子取引は意外に多いので自社取引をご確認ください。
対応が必要な電子取引データ
- 電子メールによる請求書などの送受信データ
- 従業員からの立替精算時に受け取るPDF等のデータ（ANA旅費交通費や研修受講料など）
- ショッピングサイトでの物品購入時のデータ（Amazon、アスクルなど）
- インターネットやアプリで入手するクレジットカード利用明細データ（JCBなど）
- QRコードなどスマートフォンアプリによる決済データ（PayPayなど）
- 複合機のFAX機能を使った取引データ
- 公共料金の請求書などについてインターネットで確認するデータ
- EDI取引を利用したデータ
- DVDやUSBメモリーなどの記録媒体で授受している請求書や領収書などのデータ
改ざん防止措置（真実性の要件）
次に、電子取引データの保存要件についてです。改ざん防止措置と保存要件があります。
改ざん防止措置（真実性の要件）として、以下のいずれかを満たす必要があります。
- タイムスタンプが付与された電子取引データを受け取る。
- 保存する電子取引データにタイムスタンプを付与する。
- 電子取引データの授受と保存を、訂正削除履歴が残るシステムやそもそも訂正削除ができないシステムで行う。
- 訂正削除の防止に関する事務処理規定を制定し、遵守する。
保存要件（可視性の要件）
保存要件（可視性の要件）として、以下のすべてを満たす必要があります。
- 見読可能装置の備付け
- システムの概要書の備付け
- 検索機能の備付け
尚、保存要件について、猶予措置、検索要件不要措置の改正などがありますので、詳しくは国税庁HP内資料（電子取引データの保存方法をご確認ください）を参照ください。
コストをかけずに対応する方法
それでは、今の環境でできる対応を考えてみましょう。
- 電子取引データに番号を付けて専用フォルダに保存する。
- 国税庁HPから検索機能Excel（※）をダウンロードし、①と関連付ける。
- 国税庁HPから事務処理規定Word雛形（※）をダウンロードし、自社規程に改訂し保管する。
※ 国税庁HP：参考資料（各種規程等のサンプル）
以上のように、新たにITツールやシステムを導入せずに電子取引データ保存への対応が可能です。
運用やリスク対策までを考慮した対応について
上記の対処でひとまずの要件は満たせます。
しかし、今後の運用を考えた際、管理コストやデータ消失リスク、拡張性が無いことなどの心配が残ります。
加えて、これから将来の経理業務デジタル化への必要性を考えると、ご存じの通り、インターネットバンキング、クラウド会計システム、デジタルインボイスへのシフトも視野に入れなければいけません。
こうしたITツールでの対応方法としては、「MoneyForward（マネーフォワード）クラウド会計」、弥生会計「弥生スマート証憑管理」などがあります。
※スマート証憑管理については、過去コラム「インボイス制度と電帳法双方に対応！弥生「スマート証憑管理」のご紹介」でも紹介しておりますのでご参照ください。
私たち内田会計事務所は、皆さんの経理業務のデジタル化、効率化にお役に立てるような情報提供に努めております。
少しでもご心配事などございましたら、お気軽にご相談ください。
