以前、このブログでは「iPhoneで議事録を作成する方法」をご紹介しました。
掲載したところ、多くの方に読んでいただき、AIを活用した業務効率化への関心の高さを改めて感じました。
そこで今回は、その続編として、ぜひ知っていただきたい便利な機能をご紹介します。
それが、iPhoneの「通話録音」と「文字起こし」機能です。
経営者の皆さまはもちろん、営業や総務、経理など、電話で大切なやり取りをする機会が多い方にとっても、便利な機能です。
「あとから内容を確認したい」
「メモを取る余裕がなかった」
「スタッフへ正確に情報共有したい」
そんな場面で、きっと役立ってくれるはずです。
電話で大切な話をすることはありませんか？
仕事では、電話で重要な話をする機会が少なくありません。
例えば、
- お客様との相談
- 金融機関との融資の打ち合わせ
- 外注先との仕様確認
- 取引先との条件確認
- スタッフとの打ち合わせ
などです。
その場ではしっかり聞いていたつもりでも、
「どんな話だったかな……」
「○○日と言われたっけ？それとも△△日だったかな？」
と、後から思い出せなくなることはありませんか。
また、
- 車で移動中
- 外出先
- パソコンが手元にない
このような状況では、メモを取ることも難しいものです。
そんなときに便利なのが、iPhoneの通話録音機能です。
iPhoneなら、通話内容を録音して文字に起こせます
iPhoneでは、対応する環境であれば、電話中に通話を録音できます。
録音した内容は、iPhoneの「メモ」アプリに自動的に保存され、対応する地域や言語では、通話内容の文字起こしを表示することもできます。さらに、Apple Intelligenceに対応している環境では、録音した通話の要約も確認できます。
例えば、
「この金額はいくらだった？」
「宿題になっていたことは何だった？」
「次の予定はいつだった？」
といった内容も、あとから確認できます。
まさに、
「電話版の議事録」
を残しておくようなイメージです。
しかも、文字起こしされた内容は検索することもできるため、長い会話の中から必要な情報を探すときにも役立ちます。
私たちも「確認」のために役立つと感じています
税理士事務所では、
- 税務上の説明
- 決算のスケジュール
- 必要書類
- 補助金や融資についてのお話
など、大切な内容を電話でご案内することがあります。
もちろん、その場でもメモを取りますが、後日、
「先生、この前のお電話で○○と言われましたよね？」
と確認をいただくこともあります。
そんなとき、通話内容をあとから確認できれば、双方にとって安心につながります。
「言った・言わない」を防ぐというよりも、「正確に確認し、情報を共有する」ための手段として、とても便利な機能だと感じています。
利用する際には、こんな点に注意
便利な機能ですが、利用する際にはいくつか知っておきたいポイントがあります。
①録音すると、相手にも通知されます
iPhoneの通話録音では、録音が開始されると、通話の双方に音声で通知されます。
相手に知らせずに録音する仕組みではありません。Appleも、録音する前に通話相手が録音に同意していることを確認するよう案内しています。
②機種・OS・地域・言語によって利用できる機能が異なります
通話録音や文字起こしは、すべてのiPhoneで同じように利用できるわけではありません。
利用できる機能は、iPhoneの機種やiOSのバージョン、地域、言語などによって異なります。
③文字起こしは、必ず確認しましょう
文字起こしは非常に便利ですが、会話を完全に再現できるとは限りません。
特に、数字や固有名詞など、間違えると困る内容については、録音された音声とあわせて確認することが大切です。
④保存や共有の範囲にも注意しましょう
録音データや文字起こしには、個人情報や機密情報が含まれる場合があります。
保存方法や、社内で共有する範囲にも注意しましょう。
「記録を残す」ことも、立派な業務効率化
最近は、AIというと「文章を書く」「画像を作る」といった機能が注目されがちです。
しかし、実際の仕事では、
「記録を残す」
という、地味だけれど重要な仕事を効率化することにも大きな価値があります。
「メモを取り忘れた」
「あとで内容を確認したい」
「スタッフにも正確に伝えたい」
そんな場面で、通話録音や文字起こしは頼もしい味方になります。
さらに、Apple Intelligenceに対応したiPhoneであれば、録音した通話の要約を作成することもできます。
例えば、
電話 → 録音 → 文字起こし → 要約 → 社内共有
という流れをつくれば、電話でのやり取りをそのまま業務に活かすことができます。
まとめ
AIは、難しいことをするためだけのものではありません。
日々の仕事にある「ちょっと困った」を解決してくれることも、AIやデジタルツールの大きな役割です。
電話でのやり取りが多い経営者の方や、電話の内容を正確に記録・共有したい方は、一度試してみる価値があるのではないでしょうか。
以前ご紹介した「iPhoneで議事録作成」とあわせて活用すれば、
「会議」と「電話」
どちらの記録も、より簡単に残せるようになります。
まずは、普段の仕事の中で「あとから確認したい」と思う電話から、試してみてはいかがでしょうか。
小さな業務改善の積み重ねが、仕事の時間を少しずつ変えていきます。
参照
Appleユーザガイド iPhoneで通話を録音して文字に起こす
https://support.apple.com/ja-jp/guide/iphone/iph57c6590e9/26/ios/26
