kintoneでは、業務ごとにアプリを作成できますが、それぞれを独立して利用するだけでは本来の便利さを十分に活かせません。
社員情報や取引先情報など、一度登録したデータを「共通のデータベース」として活用することで、入力の手間を減らし、入力ミスの防止や業務効率化につなげることができます。
今回は、その中でも「社員情報アプリ」を例に、データベースの活用方法をご紹介します。
社員情報を共通データとして活用
社員情報アプリには、社員番号・氏名・所属部署・メールアドレスなど、社員に関する基本情報を登録します。このアプリを一つ作成しておけば、備品管理や各種申請書、日報、問い合わせ管理など、さまざまなアプリから社員情報を参照できます。
例えば、社員の所属部署が変更になった場合でも、社員情報アプリの内容を更新するだけで済みます。各アプリで同じ情報を何度も修正する必要がなくなり、管理の手間を大幅に削減できます。
また、入力時に社員情報を呼び出せるため、入力ミスの防止やデータの統一にもつながります。
備品管理との連携で状況を見える化
Excelや紙で備品管理をしている場合、誰が何を借りているのか、返却期限はいつなのか、長期間返却されていない備品はあるのかといった情報を把握するために、一覧の確認や検索が必要になります。社員情報アプリと備品管理アプリを関連付けることで、社員ごとの貸出状況を簡単に確認できます。
さらに、返却期限が近づいた際に通知を送る運用を行えば、担当者が日々状況を確認しなくても、返却漏れや長期貸出の防止につなげることができます。
このように、データの蓄積だけでなく、「見える化」や「通知」を組み合わせることで、業務管理の質を向上させることができます。
アクセス権で必要な人だけに情報を公開
社員情報や顧客情報には、全社員が閲覧できる情報と、限られた担当者のみが閲覧できる情報があります。
全社員が閲覧できる情報
- 氏名
- 所属部署
- メールアドレス
- 内線番号
総務や経営層のみが閲覧できる情報
- 住所
- 電話番号
- 生年月日
- 緊急連絡先
- 給与に関する情報
このような情報を同じアプリ内で管理する際に便利なのが「アクセス権」です。
kintoneでは、アプリ単位だけでなく、レコード単位やフィールド単位でも閲覧・編集権限を細かく設定できます。
必要な人だけが必要な情報を閲覧できるため、情報漏えいのリスクを抑えながら、安全にデータを管理することが可能です。
まとめ
社員情報アプリを共通データベースとして活用することで、入力作業の削減や情報管理の効率化を実現できます。また、他のアプリとの連携によって情報の見える化や通知機能を活用でき、業務全体の運用レベル向上にもつながります。
さらに、アクセス権を適切に設定することで、利便性と情報セキュリティを両立した運用が可能になります。kintoneのデータベース機能を活用し、より効率的な業務環境の構築を進めていきましょう。
